Rozpisujemy role użytkowników, przepływ danych i sytuacje wyjątkowe. Najpierw weryfikujemy kluczową ścieżkę na prototypie, a następnie uzgadniamy zakres pierwszej działającej wersji. Pracujemy na przykładowych sprawach, żeby sprawdzić potrzebne pola, kolejne decyzje i zachowanie ekranów. Uwagi zespołu przekładamy na wymagania oraz kryteria odbioru; funkcje, które nie są potrzebne do rozpoczęcia pracy, możemy zaplanować na późniejszy etap.
Projekt ról opieramy na rzeczywistych czynnościach poszczególnych działów. Przechodzimy przez przekazanie sprawy, opiniowanie i zamknięcie, rozdzielając dostęp do danych od uprawnienia do zmiany jej etapu.